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Procédure signalement

Introduction
citizenM vise l’exemplarité envers ses résidents, collaborateurs, partenaires et la société à part entière. Agir de manière responsable et éthique dans nos affaires et en toutes circonstances est au coeur de cet engagement. Le règlement citizenM définit ce cadre et souligne les comportements et attitudes à adopter. Le message est simple : nous voulons garantir que tous les collaborateurs citizenM puissent prendre leurs décisions et travailler au quotidien de manière intègre et conforme aux intérêts de citizenM.
Nous pouvons être fiers de nos valeurs, dès lors que nous nous engageons à les porter au plus haut. C’est cela qui nous rend uniques, différents de toutes les autres entreprises. C’est pourquoi nous encourageons nos collaborateurs et partenaires à lever la main et à se manifester dès lors qu’une violation de cet état d’esprit est suspectée.

Nous tenons à vous rassurer. Signaler un écart (suspecté) ne peut, en aucun cas, donner lieu à des représailles. Tous les signalements sont gérés de manière exclusivement anonyme et initient immédiatement une enquête.

Signaler un problème
Les collaborateurs et parties prenantes sont encouragés à signaler un problème dans le cas d’une situation illégale ou en opposition avec les valeurs de citizenM. Vous êtes tout d’abord encouragés à signaler le problème auprès de votre supérieur hiérarchique. C’est le moyen le plus rapide de clarifier une situation et de garantir un environnement de travailler transparent. Si cela vous semble impossible, ou si votre signalement ne génère pas de suites adéquates, vous pouvez vous rapprocher de votre conseiller local citizenM (en particulier dans le cas de problèmes personnels, problèmes managériaux ou problèmes opérationnels). Vous pouvez aussi contacter le conseiller confidentiel à confidentialadvisor@citizenm.com.
Vous pouvez consulter le conseiller confidentiel à n’importe quel moment afin de demander de l’aide quant à l’attitude à adopter vis-à-vis du problème rencontré. Aucun rapport formel ne sera généré s’il s’agit d’une simple question.

Suivi
Dès réception d'un signalement (présumé), le conseiller confidentiel confirmera immédiatement sa réception par écrit ou par courrier électronique. Tout signalement présenté de bonne foi fera l’objet d’une enquête juste et exhaustive. Le conseiller confidentiel tiendra, dans la mesure du possible, le collaborateur au courant de l’enquête et de son résultat. Il partagera aussi ses recommandations. Dans la mesure du possible, le collaborateur pourra faire part de ses réactions.
Les responsables hiérarchiques, les RH et les conseillers locaux informeront le conseiller confidentiel de manière confidentielle de tout écart (présumé) rapporté (autre que des griefs personnels). Le conseiller confidentiel informera le conseil d’administration de citizenM de manière confidentielle.


Zéro représailles
Un collaborateur qui signale un écart (présumé) de bonne foi ne subira aucun préjudice du fait de sa dénonciation. Si vous avez mal jugé la situation ou le comportement, cela ne vous sera pas reproché. Les représailles contre un employé faisant un rapport ne seront pas tolérées. Toutefois, le signalement de mauvaise foi fera l'objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement.

Discrétion
Nous nous engageons à protéger la vie privée de toutes les personnes impliquées dans une enquête. Toutes les données personnelles obtenues dans le cadre d'une enquête ne sont utilisées qu'aux fins décrites dans le présent document et ne sont transmises qu'aux personnes impliquées. Les seules exceptions sont si nous avons l'obligation légale ou réglementaire de divulguer les informations ou si le signalement est de mauvaise foi. Dans ces deux cas, la divulgation de données à caractère personnel n'aura lieu que dans la mesure nécessaire pour se conformer au droit applicable ou prendre les mesures appropriées en cas de signalement de mauvaise foi.

Novembre 2018